Verhaltenskodex für Mitarbeitende des
Von Roll Konzerns

Global Code of Conduct

Vorbemerkungen und Zielsetzung dieses Verhaltenskodex

Die Von Roll Holding AG und ihre Beteiligungsgesellschaften („Von Roll Konzern“) streben zum Nutzen ihrer Kunden, Aktionäre und Mitarbeitenden ein nachhaltig profitables Wachstum an. Dabei sieht der Von Roll Konzern seinen guten Ruf und seine Integrität als wichtige Wettbewerbsvorteile.

Dieser Verhaltenskodex für Mitarbeitende des Von Roll Konzerns („Global Code of Conduct“) basiert auf den zehn Prinzipien des UN Global Compact und enthält verbindliche Regeln, die von jedem/r Mitarbeitenden des Von Roll Konzerns einzuhalten sind und die das Ziel haben, den guten Ruf sowie die Integrität des Von Roll Konzerns zu bewahren. Darüber hinaus sollen diese Regeln den Mitarbeitenden des Von Roll Konzerns helfen, rechtliche und ethische Herausforderungen zu bewältigen, die sich bei der täglichen Arbeit stellen können.

Die in diesem Dokument definierten Regeln stellen Mindestanforderungen an das Verhalten der Mitarbeitenden dar. Falls die lokalen Gesetze höhere Anforderungen stellen, haben selbstverständlich die betreffenden Gesetze Vorrang. Ist ein/e Mitarbeitende/r im Zweifel über die Zulässigkeit einer Handlung gemäss diesem Global Code of Conduct, ist eine Abstimmung mit dem Vorgesetzten und dem Compliance Officer des Von Roll Konzerns („Von Roll Compliance Officer“) (E-Mail: compliance@vonroll.com) vorzunehmen.

Geltungsbereich

Der Global Code of Conduct gilt für sämtliche Mitarbeitende der Von Roll Holding AG sowie aller Beteiligungsgesellschaften, bei denen die Von Roll Holding AG unmittelbar bzw. mittelbar Anteile von mehr als 50 % hält („Von Roll Mitarbeitende“).

Berater und Vertriebspartner des Von Roll Konzerns sollen die im Global Code of Conduct statuierten Verhaltensanweisungen befolgen, wenn sie für den Von Roll Konzern tätig sind oder wenn ihr Verhalten einen Einfluss auf den Ruf des Von Roll Konzerns haben könnte.

Von seinen Lieferanten erwartet der Von Roll Konzern, dass diese sich ihren Mitarbeitenden gegenüber fair und korrekt verhalten, den Schutz der internationalen Menschenrechte achten und generell die gleichen Umwelt-, Ethik- und Sozialgrundsätze einhalten, wie sie im Von Roll Konzern gelten. Die konkreten Anforderungen des Von Roll Konzerns an Lieferanten sind in einem separaten Code of Conduct für Lieferanten festgehalten. Er kann über die E-Mail Adresse compliance@vonroll.com angefordert werden.

Einhaltung geltender Gesetze und geschäftsethischer Grundsätze

Jede/r Von Roll Mitarbeitende ist verpflichtet, alle geltenden gesetzlichen Vorschriften zu beachten und zu befolgen. Gesetzesverstösse müssen unter allen Umständen vermieden werden. Im Falle eines Verstosses gegen anwendbare Gesetze muss jede/r Mitarbeitende zusätzlich zu den im Gesetz vorgesehenen Sanktionen mit disziplinarischen Konsequenzen bis hin zur Entlassung rechnen.

Darüber hinaus müssen Von Roll Mitarbeitende bei der Ausübung ihrer geschäftlichen Tätigkeiten sämtliche Handlungen vermeiden, die geeignet sind, dem guten Ruf des Von Roll Konzerns oder dem Vertrauen dessen Geschäftspartner und der Öffentlichkeit in den Von Roll Konzern zu schaden.

Bestechung und Korruption

Kein/e Von Roll Mitarbeitende/r darf sich direkt oder indirekt daran beteiligen, einem Regierungsbeamten oder einer privatwirtschaftlichen Gegenpartei oder deren Beratern, Vermittlern oder Agenten eine Zuwendung anzubieten, zu gewähren oder zu versprechen, um deren Handlungen zu beeinflussen oder einen unlauteren Vorteil zu erreichen. Darunter fallen nicht nur Geldzahlungen, sondern auch Vorteilsgewährung in Form von anderen Leistungen oder Versprechen. Dies gilt ebenso für die Vornahme von amtlichen Handlungen, auf die ein Anspruch besteht.

Kein/e Von Roll Mitarbeitende/r darf ihre/seine dienstliche Stellung dazu nutzen, Vorteile zu fordern, anzunehmen, sich zu verschaffen oder zusagen zu lassen. Darunter fallen nicht nur Geldzahlungen, sondern auch andere Zuwendungen, die in Erwartung einer Gegenleistung gemacht werden.

Von Roll Mitarbeitende, die zur Bestechung aufgefordert werden oder denen eine Bestechung angeboten wird, müssen ihren Vorgesetzten und den Von Roll Compliance Officer unverzüglich darüber informieren.

Geschenke und sonstige Begünstigungen

Geschenke, Gefälligkeiten, Bewirtungen oder sonstige Begünstigungen dürfen von allen Von Roll Mitarbeitenden grundsätzlich nur gewährt oder angenommen werden, wenn sie

  • nicht den Rahmen der geschäftlichen Gepflogenheiten in der betreffenden Region überschreiten;
  • keinen unangemessen hohen Wert besitzen;
  • nicht als Bestechung verstanden werden können;
  • nicht das geltende Recht oder die ethischen Grundsätze im Von Roll Konzern verletzen;
  • weder dem Ansehen des Von Roll Konzerns in der Öffentlichkeit schaden noch die Mitarbeitenden in Verlegenheit bringen, wenn sie öffentlich bekannt werden.

Die Einzelheiten werden in der Direktive „Umgang mit Einladungen, Geschenken und potentiellen Interessenkonflikten“ (Dokumentennummer VR009061) geregelt.

Interessenskonflikte

Von Roll Mitarbeitende müssen in allen Geschäftsbelangen im besten Interesse des Von Roll Konzerns handeln. Sie müssen alle Situationen vermeiden, in denen ihre persönlichen Interessen im Widerspruch zu denen des Von Roll Konzerns stehen und damit die Geschäftsbeziehungen nachteilig beeinflussen können.

Die Ausübung einer nicht nur geringfügigen Nebentätigkeit eines/r Mitarbeitenden ist nur nach vorheriger Genehmigung durch die zuständige Personalabteilung des Von Roll Konzerns gestattet. Bei Kadermitarbeitenden bis zu zwei Hierarchiestufen unterhalb des Executive Boards erfolgt die Genehmigung durch das Executive Board der Von Roll Holding AG.

Von Roll Mitarbeitende, die Beteiligungen an Unternehmen halten, mit denen der Von Roll Konzern in Geschäftsbeziehungen steht, müssen diese Beteiligungen gegenüber ihrer/m Vorgesetzten und dem Von Roll Compliance Officer offenlegen.

Von Roll Mitarbeitende, die in die Vergabe von Aufträgen involviert sind, haben jedes persönliche Interesse offenzulegen, das im Zusammenhang mit der Vergabe bestehen könnte. Dazu gehören insbesondere auch verwandtschaftliche oder freundschaftliche Beziehungen zu potentiellen Lieferanten.

Marktmissbrauch, insbesondere Insidergeschäfte

Von Roll Mitarbeitende, die mit Aktien der Von Roll Holding AG handeln, sind verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen über Marktmissbrauch, insbesondere Insiderhandel einzuhalten.

Darüber hinaus ist die Nutzung aller infolge des Beschäftigungsverhältnisses erworbener Insider-Informationen, einschliesslich Informationen über Geschäftspartner des Von Roll Konzerns, zum persönlichen Vorteil oder zum Vorteil eines Dritten untersagt.

Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

Der Von Roll Konzern agiert global. Er unterliegt den strengen Regeln zur Vermeidung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Von Roll Mitarbeitende haben die gesetzlichen und internationalen Regeln über „Know Your Customer“-Vorgaben und sonstigen Sorgfaltspflichten zur Geldwäschevermeidung zu beachten und jeglichen Verdacht von Verstössen ihrem Vorgesetzten oder dem Von Roll Compliance Officer zu melden.

Die Vermeidung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung ist Grundlage der Integrität des Von Roll Konzerns im internationalen Handels- und Dienstleistungsverkehr.

Beachtung des Wettbewerbs- und Kartellrechts

Von Roll Mitarbeitende sind verpflichtet, sämtliche nationalen und internationalen Regeln des fairen Wettbewerbs einzuhalten und das Wettbewerbs- sowie Kartellrecht aller Länder zu beachten, in denen der Von Roll Konzern tätig ist.

Zu den Verstössen gegen diese Gesetze gehören z. B. Absprachen unter Wettbewerbern zur Festlegung oder Kontrolle von Preisen, zum Boykott bestimmter Lieferanten oder Kunden, zur Aufteilung von Kunden oder Märkten, oder zur Einschränkung der Produktion oder des Absatzes von Produkten.

Schutz des geistigen Eigentums und der Geschäftsgeheimnisse

Von Roll Mitarbeitende sind verpflichtet, die geistigen Eigentumsrechte und gewerblichen Schutzrechte anderer zu respektieren.

Von Roll Mitarbeitende haben die eigenen Geschäftsgeheimnisse des Von Roll Konzerns sowie die dem Von Roll Konzern anvertrauten Geschäftsgeheimnisse von Geschäftspartnern und Dritten zu wahren.

Geschäftsgeheimnisse, Know-how, Geschäftsideen, Prozesse und weitere nicht öffentlich zugängliche Informationen stellen geschützte Informationen dar, welche von allen Von Roll Mitarbeitenden vertraulich zu behandeln sind und gegenüber Dritten weder während noch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses preisgegeben werden dürfen.

Berichtsintegrität

Alle Finanzberichte, Buchführungsunterlagen, Forschungsberichte, Verkaufsberichte, Ausgabenbelege, Umwelt- und Sicherheitsberichte sowie andere Unterlagen des Von Roll Konzerns müssen die relevanten Fakten bzw. den Charakter eines Geschäftsvorganges richtig, eindeutig und zeitnah wiedergeben. Regelverstösse in der Rechnungslegung oder Bilanzdelikte, unsachgemässe Dokumentation oder Finanzberichterstattung werden im Von Roll Konzern nicht toleriert.

Alle zuständigen Mitarbeitenden sind verpflichtet, unter Beteiligung der für den Abschluss und die Prüfung zuständigen Abteilungen mit den Abschlussprüfern bzw. Revisoren des Von Roll Konzerns vertrauensvoll zusammenzuarbeiten und keine von diesen benötigten Informationen zurückzuhalten.

Es ist die erklärte Unternehmenspolitik des Von Roll Konzerns sicherzustellen, dass die Regierungs- und Verwaltungsbehörden wie auch die den Interessengruppen und der allgemeinen Öffentlichkeit übermittelten Informationen und Unterlagen korrekt und vorgegebenen Grundsätzen und Regeln sowie dem besten Wissen entsprechen. 

Aussenhandel, Exportkontrolle

Der Von Roll Konzern hält alle nationalen und multinationalen Aussenhandelsbestimmungen, Sanktionen und Exportkontrollvorschriften ein. Diese können den Export bzw. Reexport bestimmter Güter, Technologien oder Dienstleistungen an bestimmte Länder, Organisationen und Personen oder für bestimmte Verwendungszwecke beschränken oder gar verbieten.

Die Mitarbeitenden des Von Roll Konzerns sind zudem verpflichtet, die in der Von Roll Konzern Direktive über Exportkontrolle (Dokumentennummer VR000103) statuierten Regeln und Prozesse zur internen Kontrolle von Exporten einzuhalten.

Konfliktmineralien

Der Von Roll Konzern trifft angemessene Massnahmen, um die Nutzung von Rohstoffen in seinen Produkten zu vermeiden, welche direkt oder indirekt bewaffnete Gruppen, die Menschenrechte verletzen, finanzieren.

Anstellungsbedingungen

Der Von Roll Konzern respektiert die Menschenrechte, die persönliche Würde, die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte seiner Mitarbeitenden.

Der Von Roll Konzern sorgt für Chancengleichheit seiner Mitarbeitenden unabhängig von deren Geschlecht, Herkunft, Nationalität, Kultur, Hautfarbe, Alter, politischer oder religiöser Überzeugung oder sexueller Orientierung.

Der Von Roll Konzern duldet keine Diskriminierung, weder bei der Anstellung noch bei der Arbeitstätigkeit. Jede Form von psychischer Härte, Demütigung, Unterdrückung, sexueller oder persönlicher Belästigung wird strikte abgelehnt. Verhalten, einschliesslich Gesten, Sprache und physische Kontakte, das zwangsausübend, bedrohend, missbräuchlich oder ausnutzend ist, wird nicht geduldet.

Der Von Roll Konzern zahlt seinen Mitarbeitenden gesetzeskonforme Löhne und Sozialleistungen. Die Arbeitszeiten in allen Von Roll Konzern Unternehmen entsprechen den anwendbaren nationalen Gesetzgebungen.

Kinderarbeit und Zwangsarbeit

Der Von Roll Konzern lehnt jede Form von Zwangsarbeit strikte ab und beschäftigt niemand gegen seinen Willen. Ausserdem stellt der Von Roll Konzern in keinem seiner Unternehmen Mitarbeitende ein, welche das von den lokalen Gesetzen vorgeschriebene Mindestarbeitsalter nicht erfüllen.

Darüber hinaus stellt der Von Roll Konzern sicher, dass auch die in den ILO Konventionen 138 und 182 statuierten Mindestaltersvorschriften an allen Standorten des Von Roll Konzerns eingehalten werden.

Vereinigungsfreiheit

Der Von Roll Konzern anerkennt das Recht seiner Mitarbeitenden, im Rahmen des lokalen Rechts Gewerkschaften beizutreten, Vertretungen zu ernennen und an Kollektivverhandlungen teilzunehmen und wird Mitglieder in Arbeitnehmerorganisationen oder Gewerkschaften nicht benachteiligen.

Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeitenden

Der Von Roll Konzern übernimmt die Verantwortung für Gesundheit und Sicherheit seiner Mitarbeitenden. Er sorgt für ein gesundes und sicheres Arbeitsumfeld, dämmt Risiken ein und trifft bestmögliche Vorsorgemassnahmen gegen Unfälle und Berufskrankheiten.

Durch technische Massnahmen, regelmässige Schulungen der Mitarbeitenden und ein angemessenes Arbeitssicherheitsmanagement werden Unfallgefahren bestmöglich verhindert.

Datenschutz

Der Von Roll Konzern geht achtsam mit den Daten seiner Mitarbeitenden, seiner Kunden, seiner Lieferanten und sonstigen Personen um. Die Möglichkeiten und die Gefahren gerade der elektronischen Datenverarbeitung setzen hohes Verantwortungsbewusstsein voraus, die der Von Roll Konzern von seinen Mitarbeitenden erwartet.

Umweltschutz

Der Von Roll Konzern erfüllt die lokalen gesetzlichen Vorschriften zum Umweltschutz. Einige Standorte unterhalten ein Umweltmanagementsystem nach ISO 14001:2015, welches mittelfristig konzernweit eingeführt werden soll. Dadurch verbessern die Standorte kontinuierlich und nachhaltig ihre Umweltschutzleistung.

Der Von Roll Konzern optimiert seinen Material- und Energieverbrauch laufend und bezieht systematisch Umweltgesichtspunkte in Forschung und Entwicklung neuer Produkte ein.

Bei der Auswahl der Ressourcen und der Produktionsprozesse werden möglichst umweltschonende Stoffe und Verfahren gewählt, welche bei der Herstellung, dem Einsatz und bei der späteren Entsorgung der Produkte eine geringe Belastung der Umwelt verursachen.

Produktesicherheit

Die Qualität und Sicherheit der Produkte des Von Roll Konzerns und die Zufriedenheit seiner Kunden sind für den Von Roll Konzern von grosser Bedeutung. Alle Standorte unterhalten ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001:2015. Einzelne Standorte mit Kunden aus der Automobilbranche sind nach IATF 16949 zertifiziert. Bei der Entwicklung und Herstellung der Produkte werden im Von Roll Konzern möglichst Rohstoffe und Verfahren eingesetzt, welche ein hohes Mass an Sicherheit für die Verbraucher und Beschäftigten gewährleisten.

Implementierung und Verantwortlichkeiten

Für die Implementierung und Umsetzung des Global Code of Conduct ist der Von Roll Compliance Officer zuständig. Dieser gewährleistet eine unabhängige und objektive Bearbeitung aller an ihn gerichteten Anliegen. Er ist in dieser Funktion direkt dem Präsidenten des Verwaltungsrates der Von Roll Holding AG unterstellt, jedoch weisungsunabhängig.

Der Von Roll Compliance Officer steht allen Mitarbeitenden als Ansprechpartner sowohl zur Beantwortung von Fragen als auch als Berater im Zusammenhang mit diesem Global Code of Conduct zur Verfügung.

Meldemöglichkeiten bei Kenntnis von Verstössen

Der Von Roll Konzern ermutigt seine Mitarbeitenden, alle Umstände zu melden, die auf einen Verstoss gegen den Global Code of Conduct oder einen Gesetzesverstoss hinweisen. Als Meldestelle stehen der direkte Vorgesetzte, der zuständige Geschäftsführer der lokalen Gesellschaft des Von Roll Konzerns, die zuständige Personalabteilung und der Von Roll Compliance Officer (E-Mail: compliance@vonroll.com) zur Verfügung.

Sämtliche Meldungen werden vertraulich behandelt, und Unterlagen werden vertraulich aufbewahrt. Der Von Roll Konzern sorgt dafür, dass eine in gutem Glauben erhobene Beschwerde oder Mitteilung für die/den meldende/n Mitarbeitende/n zu keinerlei Nachteilen führt und Vergeltungshandlungen, gleich welcher Art, nicht toleriert werden.

Zusätzlich zu den oben genannten Beschwerdemöglichkeiten stellt der Von Roll Konzern seinen Mitarbeitenden mit der Whistleblowing Hotline (Arnold Legal AG, Telefon +41 41 726 08 55) einen anonymen Weg zur Meldung von Verstössen gegen den Global Code of Conduct oder Gesetzesverletzungen zur Verfügung.

Sanktionen und Konsequenzen

Verstösse gegen den Global Code of Conduct stellen Verletzungen der arbeitsvertraglichen Pflichten der Von Roll Mitarbeitenden dar und können Disziplinarmassnahmen bis hin zur Entlassung nach sich ziehen.

Sofern ein Verstoss gegen den Global Code of Conduct gleichzeitig einen Gesetzesverstoss darstellt, kann dieser auch zu zivil- und strafrechtlichen Konsequenzen für die/den Mitarbeitende/n führen.

Verpflichtung aller Mitarbeitenden zur Einhaltung des Global Code of Conduct

Der Global Code of Conduct ist ein fester Bestandteil des Arbeitsvertrages jeder/s Von Roll Mitarbeitenden und wird von den Personalabteilungen jeder/m neu eintretenden Mitarbeitenden des Von Roll Konzerns zusammen mit dem Arbeitsvertrag abgegeben. Änderungen des Global Code of Conduct bleiben vorbehalten und werden bestehenden Mitarbeitenden angemessen kommuniziert.

Jede/r Mitarbeitende hat schriftlich in Form eines „Compliance Letter“ zu bestätigen, dass die im Global Code of Conduct dargestellten Verhaltensweisen verstanden und die Verbote respektiert werden.

Informations- und Kontrollpflicht der Vorgesetzten

Vorgesetzte und leitende Angestellte sind verpflichtet, die ihnen unterstellten Mitarbeitenden über den Global Code of Conduct zu informieren und sie zu dessen Befolgung anzuhalten. Jede/r Vorgesetzte trägt die Verantwortung für die ihm/r anvertrauten Mitarbeitenden. Durch vorbildliches persönliches Verhalten, klare Anweisungen und laufenden Kontrollen muss jede/r Vorgesetzte den Mitarbeitenden vermitteln, dass Gesetzesverstösse und Verstösse gegen diesen Global Code of Conduct missbilligt werden und arbeitsrechtliche, zivil- und strafrechtliche Konsequenzen haben können.

Compliance Schulungen

Der Von Roll Konzern wird für bestimmte Compliance-Themen Schulungen anbieten, an denen die Teilnahme für Mitarbeitende verpflichtend sein kann. Eine Verweigerung der Teilnahme kann zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen.