Verhaltenskodex


Compliance bezeichnet die Einhaltung aller freiwilligen und gesetzlich vorgeschriebenen Massnahmen, die sicherstellen sollen, dass die Geschäftstätigkeit der Von Roll Holding AG und ihrer Beteiligungsgesellschaften (nachfolgend "Von Roll Konzern") sowie ihrer Mitarbeiter/innen in rechtskonformer Weise erfolgt.

Dieser "Global Code of Conduct" fasst die wichtigsten unternehmenspolitischen Grundsätze und Normen des Von Roll Konzerns zusammen, mit denen alle Mitarbeiter/innen vertraut sein müssen.

Der Geltungsbereich des "Global Code of Conduct" umfasst die Von Roll Holding AG sowie Beteiligungsgesellschaften, bei denen die Von Roll Holding AG unmittelbar bzw. mittelbar Anteile von mehr als 50 % hält. Bei Minderheitsbeteiligungen bemüht sich die Von Roll Holding AG im Rahmen ihrer Möglichkeiten, auf die Einhaltung von vergleichbaren Anforderungen hinzuwirken.

Mit geltende Unterlagen sind alle Konzernrichtlinien und -direktiven, wie sie derzeit im Intranet veröffentlicht sind. Es ist die Aufgabe der Vorgesetzten, sich und ihre Mitarbeiter/innen über die für das persönliche Handeln einschlägig relevanten Konzernrichtlinien und -direktiven in Kenntnis zu setzen.

2.1 Führung der Geschäfte

Einhaltung aller Gesetze und Vorschriften

Aufgrund des internationalen Umfelds, in dem der Von Roll Konzern tätig ist, unterliegt der Konzern zahlreichen nationalen und supranationalen Rechtsvorschriften. Alle Geschäftsangelegenheiten und Geschäftsprozesse des Von Roll Konzerns müssen deshalb so geführt werden, dass sie allen anzuwendenden Gesetzen, freiwillig eingegangenen Verpflichtungen und anderen bindenden Vorschriften entsprechen, in deren Geltungsbereich eine Geschäftstätigkeit ausgeübt wird.

Von allen Mitarbeitern/innen wird die Befolgung des anwendbaren Rechtes und der anderen einschlägigen Vorgaben und Vereinbarungen verlangt. Es ist untersagt, eine hiervon abweichende Anweisung zu erteilen, die zu einer Verletzung der hier abgegebenen unternehmenspolitischen Erklärungen in der Ausübung der Geschäftstätigkeit führt.

Vorbeugende Rechtsberatung

Es gilt, Risiken zu vermeiden und Rechtsrat einzuholen, bevor eine Massnahme getroffen wird, die zu einer Verletzung des anzuwendenden Rechts oder anderer Vorgaben führen kann.

Bestechung

Jegliche Form von Bestechung mit Geld oder Wertgegenständen sowie der Versuch derselben sind im Von Roll Konzern untersagt.

Geschenke und Unterhaltungsangebote sowie sonstige Vergünstigungen

Die nachfolgend aufgeführten Grundsätze sind im Umgang mit allen Geschäftspartnern und staatlichen Institutionen zu beachten:

Geschenke, Gefälligkeiten, Bewirtungen oder sonstige Vergünstigungen dürfen nur gewährt oder angenommen werden, wenn sie:

  • nicht den Rahmen der geschäftlichen Gepflogenheiten in der betreffenden Region überschreiten;
  • keinen unangemessen hohen Wert besitzen und nicht als Bestechung angesehen oder verstanden werden können;
  • nicht das geltende Recht oder die ethischen Grundsätze im Von Roll Konzern verletzen;
  • weder dem Ansehen des Von Roll Konzerns in der Öffentlichkeit schaden noch die Mitarbeiter/innen in Verlegenheit bringen, wenn sie öffentlich bekannt werden.
  • In Zweifelsfällen ist eine Abstimmung mit dem Vorgesetzten oder dem Compliance Officer vorzunehmen.
Nutzung von Sachvermögen und Ressourcen

Die Nutzung von Ressourcen des Von Roll Konzerns für private, eigennützige Zwecke ist grundsätzlich untersagt und bedarf im Einzelfall der Genehmigung. Insbesondere für die Nutzung von Telefonen, den Einsatz von Computern (z. B. das Installieren von Fremdsoftware), die Nutzung des Internet sowie von E-Mail sind die Vorgaben des Von Roll Konzerns einzuhalten.

Berichtsintegrität

Alle Finanzberichte, Buchführungsunterlagen, Forschungsberichte, Verkaufsberichte, Ausgabenbelege, Umwelt- und Sicherheitsberichte sowie andere Unterlagen des Von Roll Konzerns müssen die relevanten Fakten bzw. den Charakter eines Geschäftsvorganges richtig, eindeutig und zeitnah wiedergeben. Regelverstösse in der Rechnungslegung oder Bilanzdelikte, unsachgemässe Dokumentation oder Finanzberichterstattung werden im Von Roll Konzern nicht toleriert.

Alle zuständigen Mitarbeiter/innen sind verpflichtet, unter Beteiligung der für den Abschluss und die Prüfung zuständigen Abteilungen mit den Abschlussprüfern bzw. Revisoren des Von Roll Konzerns vertrauensvoll zusammenzuarbeiten und keine von diesen benötigten Informationen zurückzuhalten.

Es ist die erklärte Unternehmenspolitik des Von Roll Konzerns sicherzustellen, dass die Regierungs- und Verwaltungsbehörden wie auch die den Interessengruppen und der allgemeinen Öffentlichkeit übermittelten Informationen und Unterlagen dem besten Wissen entsprechen.

Externe Kommunikation

Offizielle Stellungnahmen, insbesondere gegenüber Medien, erfolgen im Von Roll Konzern nur durch hierzu ausdrücklich autorisierte Personen.


2.2 Geschäftsbeziehungen

Gleichbehandlung und Fairness

Die Mitarbeiter/innen sind eigenverantwortlich verpflichtet, alle Geschäftspartner in einer aufrichtigen, gleichen und fairen Art und Weise zu behandeln.

Die Auswahl von Lieferanten und Erbringern von Dienstleistungen erfolgt in einem geordneten Verfahren nach objektiven und nachvollziehbaren Kriterien.

Geschäftliche Anreize

Leistungsbezogene Provisionen, Rabatte, Preisnachlässe, kostenlose Warenlieferungen oder ähnliches sind übliche geschäftliche Anreize.

Allerdings bedarf ihre Anwendung grosser Umsicht, um die Beachtung der unterschiedlichen gesetzlichen Regelungen zu gewährleisten. Die geschäftlichen Anreize sind umfassend und zutreffend zu dokumentieren.

Zahlungen

Die Bezahlung von empfangenen Lieferungen und Leistungen durch ein Unternehmen des Von Roll Konzerns hat unmittelbar an den jeweiligen Vertragspartner zu erfolgen. Die Zahlung erfolgt in der Regel in dem Land, in dem der Vertragspartner seinen Geschäftssitz hat. Die gesamte oder teilweise Bezahlung durch Barmittel ist, ausser in Bagatellfällen, untersagt.


2.3 Interessenskonflikte

Nebentätigkeit

Die Ausübung einer nicht nur geringfügigen Nebentätigkeit eines/r Mitarbeiters/in ist nur nach vorheriger Genehmigung durch die zuständige Personalabteilung gestattet.

Finanzielle Beteiligungen an Wettbewerbern, Kunden und Lieferanten

Finanzielle Beteiligungen an einem Wettbewerber, Kunden oder Lieferanten bedürfen der Genehmigung des Vorgesetzten. Sind diese bereits bei Eintritt in das Arbeitsverhältnis vorhanden, sind sie offen zu legen. Dies gilt ebenfalls für Schenkungen und Erbschaften.


2.4 Insider Trading

Einige nationale Gesetze verbieten die Nutzung von nicht für die Öffentlichkeit bestimmten Informationen bzw. noch nicht öffentlich bekannten Informationen in Verbindung mit dem Kauf und Verkauf von Wertpapieren.

Dieser "Global Code of Conduct" untersagt ebenfalls die Nutzung derartiger infolge des Beschäftigungsverhältnisses erworbenen Insider-Informationen (einschliesslich Informationen über Geschäftspartner), sei es zum persönlichen Vorteil oder zum Vorteil eines Dritten.


2.5 Vertraulichkeitswahrung von internen Informationen

Sämtliche Informationen, die nicht öffentlich zugänglich gemacht worden sind, unterliegen der Geheimhaltung und dürfen gegenüber unbefugten Dritten weder während noch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses preisgegeben werden.

Die direkte oder indirekte Nutzung vertraulicher Geschäftsinformationen während und nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses zum persönlichen Vorteil, zum Vorteil Dritter oder zum Nachteil des Von Roll Konzerns ist untersagt. Die Mitarbeiter/innen des Von Roll Konzerns sind verpflichtet, zur aktiven Sicherung vertraulicher Daten gegen Zugriffe durch Dritte entsprechend den bestehenden Richtlinien beizutragen.


2.6 Politisches Engagement und Spenden

Spenden in der Form von Geld, Sachwerten oder Dienstleistungen des Von Roll Konzerns an politische Parteien, ihnen nahe stehenden Organisationen, Kandidaten für oder Inhaber von Regierungsämtern bedürfen der Genehmigung des Verwaltungsrates der Von Roll Holding AG.

Mitarbeiter/innen dürfen in keiner Weise direkt oder indirekt angehalten werden, Parteispenden zu leisten oder eine politische Partei oder die Kandidatur einer Person für ein politisches Amt zu unterstützen.

Die Durchführung von Veranstaltungen politischer Parteien und sonstige politische Aktivitäten auf Firmengelände ist konzernweit untersagt.

Politische Mandate sollten dem Compliance Officer gemeldet werden, soweit sie geeignet sind, Medienwirksamkeit zu erzeugen.


2.7 Ethik

Alle Mitarbeiter/innen haben bei ihrer Geschäftstätigkeit die Rechte und landesspezifischen sowie kulturellen Unterschiede eines jeden Einzelnen, mit dem sie in Kontakt kommen, zu respektieren. Es ist das erklärte Ziel des Von Roll Konzerns, keine Mitarbeiter/innen, Stellenbewerber/innen oder Geschäftspartner auf Grund des Alters, der Rasse, Religion, Hautfarbe, des Geschlechts, einer Behinderung, der nationalen Herkunft, Abstammung, des Familienstandes oder der sexuellen Neigung zu benachteiligen. Keine Art von Belästigungen weder gegenüber Mitarbeitern/innen noch gegenüber Geschäftspartnern wird vom Von Roll Konzern toleriert.

Wettbewerbs- und Kartellrecht

Es ist ein grundlegendes Prinzip der Firmenpolitik des Von Roll Konzerns, dass alle Mitarbeiter/innen in Übereinstimmung mit dem jeweils geltenden Wettbewerbsrecht handeln, welches für die Geschäftstätigkeit des Von Roll Konzerns gilt.

Im Allgemeinen verbieten die geltenden Kartell- und Wettbewerbsgesetze in den Ländern, in denen der Von Roll Konzern tätig ist, Vereinbarungen und Handlungen, die den Handel hemmen oder den Wettbewerb beschränken können. Zu den Verstössen gegen diese Gesetze gehören z. B. Absprachen unter Wettbewerbern zur Festlegung oder Kontrolle von Preisen, zum Boykott bestimmter Lieferanten oder Kunden, zur Aufteilung von Kunden oder Märkten, oder zur Einschränkung der Produktion oder des Absatzes von Produkten.

Besonders sorgfältig ist darauf zu achten, dass mit Vertretern anderer Unternehmen vorgenommene Aktivitäten nicht als Verstösse gegen das Wettbewerbsrecht angesehen oder ausgelegt werden können.

Die Verletzung des anzuwendenden Wettbewerbsrechts kann beträchtliche Bussgelder, Schadensersatzrisiken und Imageverlust nach sich ziehen, die den Von Roll Konzern und seine Stellung im Markt schädigen. Darüber hinaus müssen in Kartellen verwickelte Beschäftigte mit Entschädigungsansprüchen und Freiheitsstrafen rechnen.

Aussenhandel, Export- und Terrorismuskontrolle

Der Von Roll Konzern hält alle nationalen, multinationalen und supranationalen Aussenhandelsbestimmungen ein. Dazu gehören Zollvorschriften sowie Handels- und Produktionskontrollen.

Alle Mitarbeiter/innen des Von Roll Konzerns sind verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen und darüber hinaus die Vorgaben der unternehmenspolitischen Grundsätze zur internen Exportkontrolle einzuhalten.

Bei der Beurteilung nicht gelisteter "dual-use"-Güter (Güter, die sowohl im zivilen als auch im militärischen Bereich eingesetzt werden können) ist nicht die Ware entscheidend, sondern deren Verwendung durch den Endkunden.

Bei nicht auszuräumenden Bedenken hinsichtlich des Verwendungszwecks des Exportgutes, verzichtet der Von Roll Konzern auf die Lieferung.

Der Von Roll Konzern unterstützt nachhaltig alle Bestrebungen der Völkergemeinschaft, die Herstellung und Weiterverbreitung von chemischen, biologischen und atomaren Waffen sowie geeigneter Trägersysteme zu verhindern und dem internationalen Terrorismus Einhalt zu gebieten. Diesem Ziel dient auch eine Reihe von nationalen und multinationalen Exportkontrollvorschriften, die den Export bzw. Reexport bestimmter Güter, Technologien oder Dienstleistungen an bestimmte Länder, Organisationen und Personen beschränken oder gar verbieten.

Steuerrecht

Der international tätige Von Roll Konzern beachtet alle steuerrechtlichen Vorschriften im In- und Ausland.

Die Festsetzung von Verrechnungspreisen entspricht den anerkannten OECD-Prinzipien, das heisst dem Fremdvergleich entsprechend.

International eingesetzte Mitarbeiter/innen verpflichten sich entsprechend unternehmensweit anwendbaren Entsendungsrichtlinien zur Einhaltung der massgeblichen persönlichen steuerlichen Verpflichtungen.

Potenzielle Steuerverkürzung durch Geschäftspartner wird nicht unterstützt.

Umweltschutz, Sicherheit, Gesundheitsschutz und Qualität

Umwelt- und Gesundheitsschutz, Sicherheit und Qualität sind unverzichtbar für die Weiterentwicklung und Steigerung des Unternehmenswertes des Von Roll Konzerns, der Gesundheit und Lebensqualität der Mitarbeiter/innen und die langfristige Sicherung der natürlichen Lebensgrundlagen.

Datenschutz

Der gewissenhafte Umgang mit personenbezogenen Daten zählt zu den Kernwerten aus Respekt für die Privatsphäre von Mitmenschen. Das informationelle Selbstbestimmungsrecht von Mitarbeitern innen und Geschäftspartnern ist stets zu wahren.

Das unbefugte Erheben, Verarbeiten und Weitergeben personenbezogener Daten von Mitarbeitern/innen und Geschäftspartnern ist untersagt. Im Übrigen sind die Konzernrichtlinien zum Datenschutz zu beachten.

IT-Sicherheit

Aufgrund der intensiven Nutzung von IT-Systemen ist die Geschäftstätigkeit des Von Roll Konzerns in starkem Masse von deren Funktionsfähigkeit und Verfügbarkeit abhängig. Die Abwicklung von Geschäftsprozessen im Unternehmen ist heute ohne die Verwendung von Informationstechnologie nicht mehr denkbar.

Risiken aus dieser Abhängigkeit werden zusätzlich durch das Risiko des Verlustes, des Diebstahls oder der unbemerkten Änderung von Informationen verstärkt. Zur Begrenzung dieser allgemeinen Risiken, Risiken aus technischem Versagen und menschlichem Fehlverhalten wird auf die Konzernvorgaben zur IT-Sicherheit verwiesen.

Verantwortlichkeiten

Für die Umsetzung der "Compliance Rules" ist der Compliance Officer konzernweit zuständig. Dieser gewährleistet eine unabhängige und objektive Bearbeitung aller an ihn gerichteten Anliegen. Er ist in dieser Funktion direkt dem Präsidenten des Verwaltungsrates der Von Roll Holding AG unterstellt, jedoch weisungsunabhängig.

Der Compliance Officer steht allen Mitarbeitern/innen als Ansprechpartner sowohl zur Beantwortung von Fragen als auch als Berater im Zusammenhang mit den "Compliance Rules" zur Verfügung. Die Mitarbeiter/innen des Compliance Officer sind zur absoluten Verschwiegenheit verpflichtet. Durch die Anrufung des Compliance Officer werden dem/r betreffenden Mitarbeiter/in keine Nachteile entstehen.

Informations- und Kontrollpflicht der Vorgesetzten

Alle Vorgesetzten haben dafür Sorge zu tragen und zu überwachen, dass die ihnen unterstellten Mitarbeiter/innen über die Inhalte dieses "Global Code of Conduct" informiert sind. Vorgesetzte sollen durch Befolgen und Umsetzen dieser Normen ein vorbildliches Verhalten zeigen. Vorgesetze haben ferner in ihrem Verantwortungsbereich darauf zu achten, dass ihre Mitarbeiter/innen diese Vorgaben einhalten und Abweichungen vermieden werden.

Mitteilungspflicht der Mitarbeiter/innen bei Kenntnis von Abweichungen

Bei Kenntnis von Verstössen gegen diesen "Global Code of Conduct" haben die Mitarbeiter/innen ihre Vorgesetzten oder den Compliance Officer zu unterrichten.

Sanktionen und Konsequenzen

Verstösse gegen den "Global Code of Conduct" können Disziplinarmassnahmen nach sich ziehen und entsprechend den betriebsüblichen Regelungen geahndet werden.

Verpflichtung aller Mitarbeiter/innen

Der "Global Code of Conduct" ist allen Mitarbeitern/innen zu übergeben. Jede/r Mitarbeiter/in hat schriftlich in Form eines "Compliance Letter" zu bestätigen, dass die im Global Code of Conduct dargestellten Verhaltensweisen verstanden und die Verbote respektiert werden.

Schulung

Die Mitarbeiter/innen werden konzernweit regelmässig über aktuelle Themen zur Compliance informiert.

Zu bestimmten relevanten Themen (z.B. Export- und Terrorismuskontrolle, Kartell- und Wettbewerbsrecht, Umwelt Sicherheit Gesundheit) gibt es für definierte Personenkreise spezielle Schulungen, an denen die Teilnahme verpflichtend sein kann. Die Teilnahme an diesen Schulungen wird dokumentiert.